LOGÍSTICA Y EL DESAFÍO DE ENTREGAR INFORMACIÓN OPORTUNA

Siempre la interrogante es ¿qué hacer?, pero cuando ya tenemos la respuesta se van presentando distintas derivadas de un problema, como por ejemplo la información oportuna.

La información al ser el canal de difusión para concretar diversas acciones con datos reales y significativos para ir logrando los resultados esperados, lo podemos ver de un punto de vista simplista, y que es ahí donde comienzan los mayores éxitos.

Un sistema eficiente dentro de la organización es la comunicación no verbal, es decir, amplios sistemas de información que sean fáciles de entender. Para ir logrando los objetivos de manera clara y sin ver interrupciones en el canal de difusión, se debe incluir en el vocabulario interno de la empresa la palabra “información”.

En Logística la información es clave para lograr resultados esperados en la Cadena y así poder lograr una planificación más exacta y sin equivocaciones que consigo provoquen consecuencias mayores en pérdidas de producción. Para ir enlazando los conceptos, debemos tener presente con claridad que puntos se pueden relacionar y ver afectados en caso que no exista la información clara y oportuna.

Cuando escuchamos el término “departamentalización”, es cuando se quiere lograr un ordenamiento productivo dentro de la organización, con el fin de centralizar la información y trabajar en beneficio de un mismo objetivo claro a nivel de empresa. Ante este motivo, se integra el Sistema de Información en el Canal Logístico, en donde involucra el ámbito interno y externo de la empresa. Por Ejemplo; Los departamentos Internos de la empresa son: Finanzas/contabilidad, Marketing, Logística, Compras y Ventas, entre otros. En cuanto al sector externo podemos relacionar a: Clientes, Proveedores y socios de la cadena de suministro relacionaos en la cadena. En caso de que algún departamento NO cuente con su información oportuna todo un proceso se verá fracasado al no poder concretar lo antes planificado, sin encontrar los resultados esperados por la empresa. Para que esto no suceda, se debe contar con sistemas de información (ejemplo SAP) con el fin de centralizar la información general de la empresa, en donde se reunirá toda la información necesaria de cada departamento involucrado en la cadena, con el fin de acceder de manera fácil y cuyo material sea de fácil entendimiento para el resto de las personas que se encuentran involucradas en la planificación de un negocio u objetivo claro y determinado. Sin poseer los registros necesarios para poder proceder en alguna toma de decisiones, se crearan al instante motivos para el no cumplimiento del propósito. Un ejemplo claro es poder realizar un pedido, para realizar este procedimiento logístico se necesita tener presente lo siguiente:

En caso que a nuestra empresa llegue un pedido por un X producto, inmediatamente debemos ingresar al Sistema en donde se manejan los pedidos, el cual tiene una directa relación con un sistema de almacenamiento en donde se debe tener un acceso inmediato a la capacidad de reacción en tiempo de búsqueda, carga y despacho de lo solicitado para una pronta respuesta a nuestro cliente. Si los sistemas que se explican por separados, dentro de una red está todo ligado, es ahí donde deben estar actualizados y con información clara para poder planificar una entrega pronta y oportuna.

En conclusión a la breve reseña de la planificación, se debe actualizar en todo momento la información. Que posea elementos desde lo más básico hasta lo más complejo, en simples descripciones para su mayor entendimiento por el personal encargado de su compresión. Así no se verán interrumpidos los planes de negociación que considera la empresa en un momento determinado. Con una mayor información incrementamos nuestro poder de respuesta ante adversidades y en ocasiones de calma para un procedimiento de excelencia. Así mismo se debe manejar un Manual de legible entendimiento para distintos procedimientos que se deben enfrentar en cada departamento que compone la empresa (Manuales de Procedimientos vitales para actuar de la manera correcta y cumplir los objetivos planteados por la empresa).

Autor: Daniel Medina R.

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